Saber negociar un contrato de arrendamiento es una herramienta invaluable que le puede ahorrar miles de dólares. Uno de los principales pilares de éxito de un negocio es la ubicación. La ubicación puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. No lo tome a la ligera. Es una parte de su negocio muy delicada. En esta guía de referencia rápida le ofrecemos los principales factores de un contrato de arrendamiento y los ponemos a su disposición
Arrendar Correctamente
Una tarea que inevitablemente todo emprendedor convencional debe enfrentar es la de arrendar un establecimiento. Ya sea bodega, tienda, oficina, restaurant, o algo similar. Este factor es muy importante pues literalmente el negocio se casa con el lugar por lo menos por unos años. En ciertos casos como un restaurante, su éxito puede estar atado 100% a la ubicación. En otros casos, puede ser el factor entre el éxito y el fracaso. De cualquier manera es clave que todo empresario conozca por lo menos los aspectos fundamentales de un arrendamiento de un establecimiento. No hay renta cara ni renta barata. Es más importante pagar la renta adecuada. No se confunda y vaya a elegir un establecimiento 100% basado solamente en lo barato de la renta porque le puede salir muy caro. Recuerde que al fin y al cabo usted no está en el negocio de ahorrar en renta. Usted está en el negocio de la venta de algún producto o servicio.
No Firme
Por más tentador que esto sea no firme ningún contrato de arrendamiento sin antes verificar, corroborar y entender los principales términos del contrato. Al principio es muy tentador debido a que en la mayoría de los casos si a usted le interesa el lugar en cuestión es porque ya visualizó su negocio ahí. Entonces, de alguna forma le entra miedo de perder ese “maravilloso” lugar. Esto es normal pues su espíritu empresarial está a su máxima plenitud y a usted se le hace tarde empezar a echar a andar su negocio. Absténgase de firmar ningún documento antes de revisarlo. Si el lugar es para usted, deje que las negociaciones fluyan naturalmente sin presiones. En este caso un error de negociación le puede costar muy caro y truncar su futuro. Recuerde que usted literalmente se casa con el lugar, y digo, el matrimonio no lo toma usted muy a la ligera, ¿o sí?
Renta / Costo (Rent Cost)
Quizás ésta es la más obvia de las interrogantes de un emprendedor nuevo. ¿Cuánto cuesta la renta de un establecimiento? No existen precios preestablecidos para los arrendamientos comerciales. Uno debe comunicarse directamente con el arrendatario (en muchos casos, un agente de rentas comerciales) y preguntar por los precios del lugar en cuestión. En la mayoría de los casos el precio se establece por pie cuadrado y depende mucho del lugar. Por ejemplo el precio en un centro comercial tipo galerías con un enorme tráfico peatonal puede costar hasta $5 por pie cuadrado, cuando en una zona industrial una bodega puede costar 40 centavos por pie cuadrado. Aquí sí que aplica directamente la regla de entre más demanda más aumenta el precio. Podríamos atrevernos a decir que aquí la misión es de bajar el precio por pie cuadrado lo máximo posible.Esta etapa es fácil de comprender pues básicamente hay un precio por el establecimiento. La situación aquí comienza a complicarse cuando se negocia el precio y los detalles del arrendamiento. Por ejemplo, los depósitos, renta adelantada, el precio final por pie cuadrado, los gastos adicionales, los topes, y comisiones entre otros. A continuación tocamos cada uno de ellos para su entendimiento.
Tiempo (Terms, Time)
Una de las preguntas inmediatas después de escoger un lugar que parece es digno del negocio que piensa establecer tiene que ver con el tiempo. Es decir ¿por cuánto tiempo debe firmar el contrato? Mes a mes, por 2, 3, 5, 10 años. Cabe mencionar que muchos emprendedores prefieren hacer contratos cortos para no sentirse con obligaciones a largo plazo. El problema aquí está en que todo negocio toma tiempo en establecerse, consolidarse, y llegar al éxito. Si no tiene un acuerdo del tiempo adecuado puede ser que le pidan legalmente que salga del establecimiento cuando usted comienza recién a sobresalir. Esto sería muy triste, pero legalmente podría hacerlo pues usted no tendría un contrato vigente. Lo que muchos empresarios hacen es arrendar con un contrato de un par de años con clausulas de extensión garantizada. Esto le da el tiempo necesario para desarrollar su negocio a plenitud y darse cuenta si quiere quedarse o no.
Renovación de Arrendamiento (Automatic Renewals)
En la mayoría de contratos de arrendamiento usted puede pedir periodos de renovación garantizada a su discreción. Así usted no tiene la obligación de quedarse y al mismo tiempo tiene certeza que si su negocio marcha bien, usted puede quedarse si así lo decide. Por ejemplo, usted puede arrendar un espacio por 3 años con 2 cláusulas de renovación de 2 años cada una. Así puede probar por 3 años y si todo marcha como lo planificó, tiene garantizado 4 años más. Esto es una cláusula a su favor porque usted es el que decide si quiere quedarse ahí o no, sin más obligación que dejárselo saber al dueño.
NNN / CAM (Common Area & Management Expenses) Gastos Adicionales
La mayoría de los establecimientos tiene gastos adicionales que no le mencionan en el precio por pie cuadrado. A estos gastos les llaman NNN/CAM y básicamente significan gastos de áreas comunales por sus siglas en inglés. Es muy importante que usted conozca y sepa claramente las expectativas de los gastos adicionales porque le puedan causar sorpresas y hasta dolores de cabeza. Por ejemplo, si usted tiene contemplado pagar $2000 de renta por mes, pero luego le llega un cobro pos $2,900, ¿Cómo se sentiría? Por eso, es su obligación preguntar cuánto es por estos gastos adicionales antes de firmar un contrato.
Los gastos adicionales son aquellos que se incurren por áreas comunales y que se distribuyen proporcionalmente a los arrendatarios del lugar que lo comparten. Por ejemplo, si renta un espacio en un centro comercial donde hay 20 espacios, los gastos adicionales son compartidos entre todos. ¿Cuáles son estos gastos adicionales, generalmente no incluidos en la renta? Luz, mantenimiento, seguridad, seguros, agua, y jardinería del estacionamiento, guardia de seguridad, mantenimiento general, rótulos y promociones del centro comercial, los baños, agua e impuestos, entre otros. Es decir, aunque usted sólo tiene un lugar de renta, sus clientes también usan los baños, el estacionamiento, y se benefician del guardia, del mantenimiento, y de los seguros que lo protegen, etc.
Periodo de Gracia (Grace Period, Free Rent)
Curiosamente, muchos empresarios nuevos confunden un espacio comercial con uno residencial. En un contrato residencial, como un departamento o condominio, usted generalmente comienza a pagar renta desde el primer día que usted toma posesión. En un lugar comercial, no necesariamente es así. Usted puede negociar (es muy común) recibir desde un mes hasta 6 meses o más libres de renta. Es decir, el preparar el lugar y comenzar a operar un negocio puede tomarle hasta 6 meses por cuestiones de remodelación, permisos, y mejoras del lugar. Por lo tanto usted puede pedir en el contrato un par de meses por lo menos como periodo de gracia para que prepare el lugar y no comience a incurrir renta desde el primer día. En muchos casos los agentes o dueños del lugar le darán un par de meses si
Depósitos (Deposits)
Generalmente, al comenzar un contrato de arrendamiento le exigirán un depósito o un mes de renta por adelantado. Esto es casi la norma. Piden estos depósitos en caso de que usted al salirse no deje el lugar como lo encontró al entrar (como es su obligación). Desde un simple cambio de color de pintura hasta nuevo pisos o decoraciones en las paredes pueden ser costosas para el dueño y por esa razón le pedirán un depósito al entrar. Este depósito oscila entre 1 a 3 meses de renta. La recomendación aquí es que usted negocie el depósito más bajo posible para que usted no se descapitalice y congele su dinero. El dinero al principio es mucho mejor usadoen la operación del negocio que en depósitos que generalmente nunca regresan.
Apoyo Para Mejorías (Tenant Improvement)
La norma es que un lugar en renta se presenta en lo que se le conoce como “shell condition” en inglés. Es decir el lugar se entrega al arrendatario con paredes blancas, piso en alfombra o cemento, electricidad, agua potable, y baño. En la mayoría de los casos esta condición no es la que un empresario busca para su nuevo negocio. Por ejemplo, si usted va a comenzar un restaurante, lo más seguro es que usted tendrá paredes pintadas de colores de tu tema y estilo, quizás en lugar de alfombra usted pondrá mosaico, alguna fuente, ventanales, pilares o cosas por el estilo. Estas mejorías le costarán mucho dinero y cuando usted se vaya no se las podrá llevar. En esencia usted está mejorando el establecimiento para beneficio del dueño. Por eso mismo, usted puede negociar que el dueño le dé un apoyo o contribución por causa de mejoras del establecimiento.
Supongamos que usted invertirá $50,000 en mejoras al establecimiento. Usted puede pedirle al dueño una contribución del 20% ($10,000). Lo más seguro es que no le dé el dinero pero quizás le dé el equivalente en reducción de renta o meses gratuitos a cambio. No pierde usted nada con negociar esta cláusula de su beneficio.
Agentes (Brokers)
Un “bróker” o agente de arrendamientos comerciales puede ser una herramienta valiosa. Existen agentes que usted puede contactar para que le representen en la negociación de un contrato o para que le ayuden a encontrar un lugar comercial con las condiciones que usted necesita. Lo bueno de esto, es que estos agentes generalmente son compensados por comisión por parte del dueño del establecimiento. En otras palabras, usted puede tener un profesional a su servicio, negociando por usted, sin que le cueste ni un centavo. Aún así, aunque usted cuente con un agente, es su obligación revisar y verificar las cláusulas del contrato. Al fin del día, es su dinero, su negocio, y su futuro, no lo ponga en las manos de alguien más sin por lo menos verificar.